公司越大,就越难控制其运营. 在处理订单时,即使是最负责任的经理也可能忘记给客户回电话, 计算订单的价格, 或者干脆失去它.

从这个案例中,您将了解到在一个大型工厂中引入CRM如何帮助提高了经理的销售和生产力. 巴黎人入口也会告诉你巴黎人入口用来设计一个系统的工具以及巴黎人入口所面临的许多复杂性.
 

ekipazh

 

史前


巴黎人入口收到了一份来自“伊基帕奇”工厂的生产总监的申请, the biggest producer of plastic and steel windows, 门, rolladens, and aluminum constructions in Eastern Ukraine. 工厂每天生产1000台,有3000多个销售点.


工厂采用传统的方式,由经销商打电话给经理下订单, 并通过电子邮件跟踪这些订单的信息. To learn their order status, dealers had to call managers again.

如果是批量订货,电话几乎总是响个不停. 这么多的电话很容易漏掉或忘记一些东西, thus managers used to be exposed to constant stress.

 

任务


优化工厂的业务流程,减少经理与经销商合作的负担. 为经理们处理订单创造一个有效的工具.
 

决定


经过长期的谈判,巴黎人入口决定开发客户关系管理. 它是一个应用软件,在统一的标准下构建与客户的交互:它修复查询,并在经理之间分发查询, 保持财务记录, clearly identifies the work of each manager and analyses sales.
 

困难


“Ekipazh”工厂同时使用两个会计系统, 这导致了CRM开发过程中额外的复杂性-有必要提供与两个系统的同步.
 

资源和条件


We developed this software complex from scratch. 因此, prior development term was set to 4-6 months. We tackled the task and determined a start-up budget. 然而, 致力于这个项目, 考虑到未来的需求,客户决定扩展系统的功能,使其更加灵活. This required additional resources; that is why the term and budget were increased.
 

谁参与了这个项目


巴黎人入口组建了一个团队,开始工作. 聘请了下列专家:
 


只有完全沉浸在客户的业务中,才有可能设计出高效的客户关系管理. It requires close cooperation with the customer’s team. We managed to find common language with the team, which included; Production Director, 部门负责人, and technical specialists… Everybody participated in the project.

 

工作结果


CRM introduction resulted in making the plant’s operation faster, for example; managers stopped “hanging” on the phone and had more time to work with dealers, 经销商可以很容易地跟踪自己的订单状态,并与经理沟通. 所有进程都变成透明的.

过程参与者的对抗方案



系统中有几种类型的用户交互:经销商、索赔经理和内容经理. 每个系统参与者只能看到和使用这些信息, 哪个和他或她有直接联系. Dealers can see information on their orders, 财政部门, 相互定居点, 和客户付款, 而索赔经理只能看到索赔. 经销商不再需要打10个电话,因为他可以通过该系统跟踪他的订单的所有信息.

过程本身如下:
 

  1. An order is made in a shop by means of the construction software.

  2. 这个订单被处理成程序中处理工厂订单的部分.

  3. 然后,工厂的工程师必须确保所有的东西都没有错误地转移,并批准订单. 后来, 订单以“已接受”状态与巴黎人入口的系统同步,并对经销商可用.

  4. Further, each dealer tracks his order execution status. 在订单发出后,他可以看到他的货物将被发送的路线, 交货日期, 甚至是司机的细节.

  5. 所有相互财务结算, 期初余额, compensations and delivery payment are available to the dealer.

  6. 如果订单失败,经销商提交索赔, 哪些将由专家治疗.




现在,所有的生产过程都井然有序,工作执行得更快了



为每个过程参与者开发特定的功能方面

 

访谈和草图


CRM必须反映现有的业务流程,同时加快和简化它. 为此,您必须充分了解每件事是如何工作的,以及流程参与者是如何交互的. To understand the process better we have organized a series of interviews with top managers as well as with employees from different departments of the plant; production, IT, 和会计. 巴黎人入口单独与经销商沟通.



巴黎人入口彻底地了解每一个细节. Only by this it is possible to create a useful program

在完全研究了所有事情是如何工作的之后,巴黎人入口在上层建立了一个过程.



写交互场景



草图已经完成. 巴黎人入口回顾了关键场景. 然后巴黎人入口打电话给客户讨论
 

创建原型


巴黎人入口开始创建一个交互式原型. A prototype is a demo version of our future program. 它可以与汽车试驾相比较:顾客可以了解一切, 试着弄清楚这个系统是如何运作的. 如果遗漏了一些细节,这个阶段将立即显示出特别需要改进的地方.



The prototype simulates everything from future CRM. It makes clear what and how everything will work



巴黎人入口向客户展示一切,并通过改变措辞来完成所有细节, information priority and writing notifications order. 另外,与经销商沟通
 

设计概念开发


CRM系统设计必须与“Ekipazh”的企业身份和他们的网站风格相关联. Entering the application 管理面板, a dealer must understand that he is at the right place.

在创造一个概念时,你必须牢记一个有用的行动:设计将解决哪个问题. 在这一点上,巴黎人入口有必要考虑现有的原型以及设计在不同屏幕上的效果. And since we implement the design in the code, 设计师应在项目的每个阶段与技术团队进行互动.

工厂向巴黎人入口提供了他们的品牌手册,里面有他们的企业标识.g. 标志、海报和工作时间. 使用这些材料,巴黎人入口开始准备一个灵感板,作为未来设计的某种预览. 灵感板有助于理解项目的精神和情绪. 巴黎人入口用了植物的照片, 商店门面, current site pages and billboards for this inspiration board. 巴黎人入口把所有这些都积累在一块木板上,了解客户如何感知工厂的企业色彩.

 

Inspiration board is a preview of the future design


巴黎人入口准备了两个概念. 两者都符合巴黎人入口客户的要求.
 

概念1


We used colors coinciding with the colors of the company’s logo. 基本颜色是深棕色.

巴黎人入口选了橙色作为对比色. 它必须是最大的对比和显示有利的主要颜色背景.

所选的部分和元素以及要按下的按钮都用强调色突出显示. 这将帮助用户更快地理解界面机会.

We used a font of blue color for clickable links, 如“订单”或“交货日期”, this is more common for web application users.

每个状态都有自己的颜色,用户可以立即看到他的订单或声明的状态. 所有这些颜色都与主界面颜色完美结合,与整体概念和谐一致.

 

概念2


和第一个概念一样, 巴黎人入口选择了logo中使用的颜色作为基本的颜色,并准备了一个灵感板(网站logo), photos of the plant and other elements of the corporate style).

主色调是深蓝色.

对比色为橙色,比之前的概念更亮. 它在主色背景上表现得最为突出.

巴黎人入口使用强调蓝色,这是每个用户都使用的颜色,作为可点击链接的字体.

每个状态都有自己的颜色.

表行有不同的背景,以便用户不混淆他的命令.

 

这两个设计概念对用户来说都很舒适:链接用常见的蓝色突出显示, 订单是分开的


除了与订单和财务的工作,还有“限制页面”,例如.g. 来自工厂的信息,管理面板设置,通知设置和指南. 巴黎人入口对它们进行了彻底的改造,使它们舒适而直观.

We made restricted pages simple and comprehensively intuitive



 

向客户展示产品概念


The customer was involved in the project from the very beginning. 他聘请工厂的市场部对这些概念进行评估.

总的来说,客户喜欢这两个概念,但建议做三个修改:

1. To make orders and claims statuses the same length.

巴黎人入口的解决方案是:巴黎人入口保留了巴黎人入口的变体,并使该版本具有新的状态. 巴黎人入口向客户展示了这两种变体,并解释了为什么巴黎人入口的变体能够更好地解决问题. 如果再加上以下几点,用户就能更容易地理解大量的信息:
 





2. 在侧菜单上用明亮的强调色突出显示用户所在的部分.

Our solution: we chose the color for the side menu, 是什么让强调色更有利地出现并解决了问题.

3. 将授权画面的背景替换为图片“带彩色窗户的房子”.

巴黎人入口的解决方案:这张照片与项目的设计理念是绝对和谐的. 巴黎人入口在照片库里找到了这张照片, bought it and used as a background for the authorization screen.

 

The photo is in absolute harmony with the project design concept


在客户认可这个概念后,巴黎人入口转向设计.
 

进行程序设计


巴黎人入口绘制了显示每个元素条件的所有页面,并创建了380个页面.

巴黎人入口绘制了每个元素的条件变量,以考虑所有用户使用界面的场景

 

设计适应


经销商发现通过智能手机或平板电脑访问该系统非常重要, since they work “in the field”; they may have to apply to the system in a client’s apartment, 路边café或在车里.

开发和维护一个移动应用程序是非常耗时的. Besides, it requires additional expenditures. 因此,巴黎人入口决定进行适应性设计. 其中一个将从个人电脑、手机和平板电脑上接入CRM.
 

We have worked out all conditions on different resolutions


Screen size reduction is a “surgical” process. 每个屏幕是单独设计的:信息是根据其重要程度排列的, 经常使用的函数被移到更高的位置, 有些函数是隐藏的. 每个项目都是单独开发的. It is unwise to make one model for all 管理面板s, since each project has its own task and target.

数以千计的经销商同时在管理委员会工作. 用这个, 页面上有很多信息, 并且要求它以一种让所有用户都能舒服地工作的方式来安排,并且能够快速直观地找到需要的内容.



We were thinking about users comfort in the first turn. When changing screen sizes data does not just contract, 但要适应让重要信息保持可见的方式

展示的信息


CRM是经销商的工具,也是与工厂沟通的主要渠道. 经销商可以在系统中看到他的订单的所有信息:每个订单处于哪个生产阶段, 以及每个订单什么时候发货. 在执行部分或全部订单时,经销商立即收到关于状态变化的信息, 运送. Via CRM the dealer can make up financial reports, 见建筑图片和方案, 追踪交货日期, 并与工厂经理沟通.

Any dealer requires accurate and true data to plan his work. 这就是为什么所有的信息都会同步,数据也会定期更新.
 

经销商收到关于每个订单状态的完整信息:何时收到订单, 投入生产后, 制造, 发货及交货日期, 司机的航程和联系方式

 

建设


每个构造都显示为包含订单完整信息的单独块.
 

为经销商的舒适所有头衔, 系统中的描述和含义完全显示,没有缩写


经销商可以在“财务”部分看到他的订单和付款的完整信息. 交付过程也完全可视化.
 

Dealers know exact funds circulation in terms of their orders

 

工厂负荷


After design approving we started preparing to programming. 巴黎人入口从高层架构开始. 巴黎人入口预测了系统的潜在负载,并选择了技术解决方案.

The plant must work tirelessly and without mistakes, producing the best products and service for its customers. CRM是确保这一切发生的方法.

We forecasted that our client’s business would grow. 这意味着仪器必须有机会快速改变和扩展. 这就是为什么巴黎人入口特别关注这个项目的架构:服务器架构被划分为独立的服务. 这样的体系结构简化了系统支持. 即使你几个月后回到这个项目,你也会很快适应它. 此外,它很容易测试项目,设置和引入新的功能块.


Server architecture was divided into separate services, 服务代码模块化,层与层之间有弱互连. This allows introducing new functional blocks maximum fast


在工作过程中,巴黎人入口确保这个决定是正确的. When “Ekipazh” opened its second plant in Khmelnytskyi, we on-lined it without any problems and additional investments.



We fix our solutions in requirements specifications. The team of programmers works on the basis of this document.
 

编程特性


We create closed API to transmit data between system elements. 通过API方法接收数据并输入数据库.

数据库中的数据交换和数据实现是一个后台过程. 因此, 从核电站的服务器和它们的后台入口传输数据将是一个潜在的狭窄空间.

为了找到一个解决方案并使两个团队同步,巴黎人入口去工厂进行了巴黎人入口的解决方案演示并得到了同意.




巴黎人入口在制定需求规范时考虑了所有这些细节.







这就是程序实现的需求规范的样子. RS contain everything up to the tiniest details.


Our main task is to create a system with high failure resistance. 两个记帐系统和用户是系统负载的来源.

为了提高抗故障性,巴黎人入口使用了当代的一系列技术. 在这个项目中,巴黎人入口应用了名为Gearman的队列服务器,它提供了以下内容:
 


此外, Gearman解决了并行数据处理的问题,并允许绕过对一个PHP脚本内存限制的限制.

巴黎人入口知道生产线的生产状态每秒钟变化2-4次,并且有其他后台任务产生服务器负载. 在空白周期中,系统负载接近每分钟2500 - 3500个查询. It is not that much taking general number of server inquiries, 但这些都是背景调查, which mean a great possibility of failure at such a number. 这就是为什么巴黎人入口的行动是为了减少后台系统故障的可能性.

巴黎人入口使用队列服务器. 它在同步过程中接受所有查询,并以其给定的生产率自信地处理大量订单更新,而不会在服务器上造成过载.

巴黎人入口上线了一个非常详细的物流系统, 是谁在发生错误时阻止信息更新,同时在后台向巴黎人入口发送关于系统故障的电子邮件.

We were working with developers from the plant very thoroughly. 巴黎人入口共同接受了一种舒适的数据对象传输格式, 并同意限制以避免以无效格式发送意外数据, and unintentional DDoS attacks during synchronization. 

 

此外,巴黎人入口决定使系统的可用性不低于99.98%,意味着系统停机.每周1分钟,16分钟.一个月9分钟和3分钟.一年38小时. AWS服务器也有相同的数据. 重要的是要理解,从来没有一个系统是100%可用的. 任何系统,即使没有问题,也会在服务器重启期间处于空闲状态, 新版本发布或日常维护. 巴黎人入口设法达到了这个数字. 目前该系统已经在“战斗”模式下工作了4个月,数字是99.99,其中只有4.一个月32分钟的停机时间.


We used Redis to speed up information delivery. 由于从RW内存操作,该系统使项目上的工作显著地更快.


Brainstorms help us to find optimal solutions

 

同步


CRM与几个工厂计划同步:生产(操作过程发生的地方)和会计与财务信息. 来自工厂的一个团队负责同步,这是一个非常重要的阶段. 系统运行的准确性取决于数据传输的准确性. 这样,就创建了描述流程逻辑的同步需求规范.


例如,订单页上的数据是从几个数据库中收集的.
 

会计系统的工作对巴黎人入口来说是项目中最复杂的. 它们是在很长一段时间内建造和发展起来的,因此很难改变任何东西. We had to find a balance not to destroy the existing system. 同时,巴黎人入口所创造的系统并不依赖于会计系统. 因此,巴黎人入口必须向服务器应用程序的业务逻辑添加额外的流程. 它们对获得的数据对象进行反规范化处理,并记录在巴黎人入口可以以最高效率使用的结构中. 巴黎人入口花了很多时间不让额外的过程成为巴黎人入口的“锚”.


 

这个例子展示了数据来自哪些基础,以及它们如何出现在页面上

 

测试和故障排除

In terms of development we followed SCRUM methodology. 项目测试分为两个部分:在编程过程中的测试(在sprint中)和最终的系统故障排除.

Final system troubleshooting was more extensive, 因为巴黎人入口想要确保系统在“战斗”模式下能够顺利运行. 例如,在测试期间, our test cases covered not only the newly implemented system, 还检测了会计系统在新系统出现故障时的行为. 这个错误会被接受,并且在不重要的数据丢失的情况下继续同步,还是会完全停止. 

We performed the system load testing 5 times at the start, 每一次巴黎人入口都增加了30%的生产力. 巴黎人入口认为所获得的输出结果值得付出所有的努力, 因为巴黎人入口完成了最重要的事情. 制造的工具可以解决企业的问题和需求,而不会产生新的问题.


系统测试过程


测试工程师负责检查每一个执行的功能,他参与了系统的开发. 在测试之前,巴黎人入口建立了一个测试计划和检查列表来尝试各种方法.

测试计划和测试方法的检查表


巴黎人入口在最后的故障排除阶段检查每个系统元素:用于同步的API, web面板的API, 管理面板, synchronization between CRM and bases of the plant. Besides we performed system load testing with border values.

在最后的故障排除后,巴黎人入口将项目转发给客户进行尝试. System development together with testing took 11 months in total.

客户对程序感到满意. 巴黎人入口已经看到了第一个结果:工厂的运行速度大大加快了, 在同样数量的员工的情况下,生产增长的潜力显现出来. 经销商们也很高兴, because the work is performed under the unified standard, 订单不会错过, 索赔处理速度也很快.

所以,这个系统启动了,巴黎人入口正在接收用户的反馈. 现在是掌握阶段了.


 

项目计算

巴黎人入口说说你的项目吧. Everything begins with an idea, let's make yours a reality.

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